Was Sie wissen müssen beim Wechsel zu Office 365.

Office 365 können Sie nicht als Dauerlizenz erwerben, diese ist nur als Abonnement-Lizenz erhältlich. Für den Geschäftsbereich sind die Office 365 Premiumversionen Abonnemente vorgesehen. Die Office 365 Abonnemente sind als Jahres- oder Monatsabonnemente zu haben. Das Jahresabonnement ist pro Lizenz und Jahr ca. 30.00 CHF billiger als im Monatsabonnement. Die monatlichen Kosten im Jahresabonnement belaufen sich auf ca. 12.60 CHF und dies ergibt einen Jahresbeitrag von ca. 150.00 CHF. Die aktuellen Preise von Office 365 Premium sind hier ersichtlich – Preise Office 365 Premium.

Was Sie mit dem Office 365 Premium Abonnement bekommen.

1. Eine Lizenz beinhaltet die aktuellen Versionen der Office Anwendungen. Die Kosten für Upgrades entfallen.
2. Die Office Anwendungen dürfen auf bis zu 15 Geräten installiert werden. 5 PCs oder MACs, 5 Tablets und 5 Smartphones pro Benutzer.
3. Die Desktop Anwendungen unterscheiden sich je nach Betriebssystem. Outlook, Word, Excel, PowerPoint und One Note sind für PCs und MACs erhältlich aber Access und Publisher hingegen können nur auf PCs mit Windows 10, 8.1, und Windows 7 Servicepack 1, installiert werden.
   
4. Mit der Office Onlineversion besteht die Möglichkeit ein Dokument mit jedem Browser online zu bearbeiten. Word, Excel und PowerPoint stehen zur Verfügung.
   
5. Die Dienste enthalten, Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams.
6. Exchange Online mit einem 50GB grossen Mailpostfach pro Benutzer.
7. Mit OneDrive bekommen Sie einen 1TB grossen Cloudspeicher.
8. Unternehmen weites Intranet und SharePoint-Teamwebsites.
9. Skype for Business.
10. Onlinebesprechungen und Videokonferenzen für bis zu 250 Teilnehmer. (HD Qualität benötigt min. 4MBit/s)
11. Teamarbeit und Aufgaben können mit Microsoft Planer organisiert werden.

Keine Überraschungen erleben beim Wechsel zu Office 365!

Was Sie über den Office 365 Tenant wissen müssen!

1. Im ersten Schritt muss ein Tenant erstellt und konfiguriert werden. Auf diesem Tenat laufen alle Dienste von Office 365. Stellen Sie sicher, dass der Tenat auf ihr Unternehmen ausgestellt wird und nicht auf den Namen ihres IT-Dienstleisters! Der Tenant kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden und falls Sie den IT-Dienstleister wechseln möchten, können Sie vor grosse Schwierigkeiten gestellt werden. Sie müssten dann einen neuen Tenant erstellen und den bestehenden Tenant migrieren. Eine Tenant zu Tenant Migration kann sehr aufwändig sein.
2. Der Tenantname wir in den meisten Fällen der Name ihrer Firma sein, firmennamen.onmicrosoft.com. Beachten Sie, dass dieser Name nicht zu lang sein sollte und keine Sonderzeichen erlaubt sind. Lange Tenantnamen können in Sharepoint zu sehr langen Pfad- und Dateinamen führen und in der Folge zu Schwierigkeiten bei Up- und Downloads führen.
3. Name, Nachname, Telefonnummer, primäre E-Mailadresse und die Administrator E-Mailadresse sollten immer ihrem Unternehmen zugeordnet sein. Stellen Sie sicher, dass dies von ihrem IT-Dienstleister so eingetragen wird.
4. Die Wahl der Cloud Region ist eine wichtige Entscheidung, die Sie treffen müssen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten. Beachten Sie die Datenschutz- und Compliancevorgaben bei der Wahl der Region. Leider ist zu diesem Zeitpunkt (Mai 2019) die Schweizer Microsoft Cloud noch nicht verfügbar aber das Datacenter soll noch dieses Jahr in Betrieb genommen werden. Hier ein Artikel von Microsoft zu diesem Thema: Die Schweizer Microsoft Cloud. In den meisten Fällen werden Sie sich für eine Europäische Cloud entscheiden, dann liegen ihre Daten in Amsterdam oder Dublin. Hier finden Sie die möglichen Standorte: Microsoft Cloud Standorte.

Was Sie über Mail in Office 365 Premium wissen müssen!

1. Office 365 Premium macht nur wirklich Sinn, wenn der MX-Record ihrer Domäne zu Microsoft zeigt. Sie können ihren Domänen Hoster behalten aber es müssen Einträge in der DNS vorgenommen werden. Create DNS records
2. Nachdem die Einträge geändert wurden empfangen Sie keine Mails in ihren konfigurierten Geräten und auch keine Mails mehr im Webmail. Die E-Mails werden ab dem Zeitpunkt der Umstellung zu Microsoft geleitet. In Office 365 werden den Benutzern (Lizenzen) die benötigten Mailadressen zugewiesen und müssen neu mit Outlook verbunden werden. Die bestehenden Nachrichten und Postfächer müssen dann in das neue Postfach von Office 365 migriert werden, Ways to migrate multiple email accounts to Office 365.
3. Neue Mailadressen werden in Office 365 Premium erstellt und verwaltet. Gerade bei kleinen Unternehmen treffen wir immer wieder Situationen an, dass aussenstehende Personen einen Teil der E-Mails verwalten. Die Partnerin des Chefs empfängt über die Domäne der Firma ihre E-Mail, partnerin@firmennamen.ch. Dies ist nach der Umstellung nicht mehr möglich, ausser es wird eine Lizenz für diese Mailadresse erworben. Sie können nicht mehr frei über ihre Mailadressen verfügen, ausser Sie bezahlen dafür.
4. Pro Benutzer sind aber 400 Mail-Aliasse zulässig. Sie können zu vornamen.nachnamen@firmennamen.ch zum Beispiel v.n@firmennamen.ch hinzufügen etc. Diese Mailadressen müssen nicht zusätzlich lizenziert werden.
5. Sie können auch sogenannte shared mailboxes einrichten. Dies ist bei Mailadressen sinnvoll welche von mehreren Leuten oder Abteilungen verwaltet werden müssen, wie info@ team@ produktion@. Eine shared mailbox ist Lizenzfrei bis 50GB Datengrösse. Danach muss eine Lizenz gelöst werden. Hier ein kurzer Animationsfilm über shared mailbox.

Was Sie über OneDrive und Sharepoint in Office 365 Premium wissen müssen!

1. Wenn Sie in ihrem Unternehmen eine prozessorientierte Dateiablage pflegen, kann dies in Sharepoint und OneDrive zu Problemen führen. Dateien welche die maximale Pfadlänge von 400 Zeichen überschreiten, können nicht mit Sharepoint synchronisiert werden. Dazu müssen Sie beachten, dass zur bestehenden Pfadlänge ihrer Daten, die Pfadlänge von Sharepoint hinzugerechnet werden muss. Halten Sie die Ordner- und Dateinamen so kurz wie möglich und übertreiben Sie die Strukturtiefe ihrer Ordner nicht.

Was wir für Sie tun können bei der Migration zu Office 365.

Wir beziehen die Lizenzen von ALSO SCHWEIZ. Warum wir als Channel Partner die Lizenzen von ALSO SCHWEIZ beziehen illustriert dieser kurze Animationsfilm.

1. Wir lösen die Lizenz für ihre Domäne und definieren den Microsoft Organization Tenant nach ihren Vorgaben.
   
2. Wir richten ihren Account ein. Bei ihrem Domainprovider müssen Einträge in den DNS Record geschrieben werden und diese Einträge werden dann durch Microsoft geprüft und verifiziert.
3. Wir konfigurieren den MX-Record ihrer Domäne.
   
4. Wir fügen weitere Einträge bei ihrem Domainprovider ein, damit Office 365 Premium voll ausgeschöpft werden kann. Bis diese Einstellungen übernommen werden und ihre Mails über den Mailserver von Microsoft empfangen werden können, vergehen bis zu 48 Stunden.
5. Wir richten die Benutzer ein und migrieren die bestehenden Mails zu Office 365 Premium. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen und muss den bestehenden Gegebenheiten angepasst werden.
   
6. Wir richten die shared mailboxes nach ihren Angaben ein.
7. Wir richten die erste Teamwebseite in Sharepoint ein. In Sharepoint können Sie dann die Daten ihres Unternehmens bereitstellen.
8. Auf Wunsch installieren und konfigurieren wir Office 365 auf ihren Clients.
   
9. Wir begleiten Sie auf dem weiteren Weg in der Cloud.

Wir beraten Sie in allen Fragen zu Office 365 Premium.